Stap-voor-stap: zo vraag je de WBSO aan (met tips voor startups)

De WBSO is één van de belangrijkste regelingen voor bedrijven die investeren in ontwikkeling en innovatie. Met de WBSO verlaag je de loonkosten van ontwikkelaars en, in sommige gevallen, ook andere kosten. Toch vinden veel ondernemers het aanvraagproces spannend of ingewikkeld.

In deze blog lopen we stap-voor-stap door de WBSO-aanvraag heen, met extra tips speciaal voor startups.

Stap 1: Bepaal of jouw project echt ontwikkelwerk is

Voordat je begint met een aanvraag, is het belangrijk om te toetsen of jouw werk binnen de regeling past. De WBSO is bedoeld voor speur- en ontwikkelingswerk. In de praktijk gaat het vaak om:

• Het ontwikkelen van nieuwe software of technologie
• Het technisch vernieuwen of verbeteren van bestaande oplossingen
• Het oplossen van technische onzekerheden of knelpunten

Vraag jezelf af:

• Is er een technisch probleem dat nog geen standaardoplossing heeft?
• Moet er echt worden onderzocht, getest en geprobeerd?
• Bouw je iets dat technisch nieuw is voor jouw organisatie?

Is het antwoord meerdere keren “ja”? Dan is de kans groot dat je project WBSO-potentie heeft.

Stap 2: Omschrijf je project helder en technisch

Een goede projectomschrijving is de basis van een sterke WBSO-aanvraag. Vermijd algemene marketingtaal en focus op de techniek.

Zorg in je omschrijving voor:

• Het doel van het project – wat wil je technisch bereiken?
• Het probleem – welke technische uitdaging los je op?
• De aanpak – welke stappen, onderzoeken of experimenten ga je uitvoeren?
• De beoogde oplossing – welk type systeem, module, algoritme of product bouw je?

Hoe concreter je beschrijft wat er technisch moet worden uitgevonden, hoe duidelijker het is dat het om ontwikkelwerk gaat.

Stap 3: Maak een inschatting van uren en periode

Bij een WBSO-aanvraag geef je aan:

• In welke periode je aan het project werkt
• Hoeveel S&O-uren je verwacht per medewerker

Pak de agenda of roadmap erbij en maak een realistische inschatting. Overdrijf niet: het is beter om iets conservief in te dienen en later opnieuw aan te vragen, dan onrealistisch hoog in te schatten.

Let op:

• Betrek alleen medewerkers die daadwerkelijk ontwikkelwerk doen
• Neem alleen uren mee waarin aan het WBSO-project wordt gewerkt (niet: support, sales, implementatie bij klanten)

Stap 4: Check de deadlines en aanvraagmomenten

De WBSO werkt met vaste aanvraagmomenten en periodes. Je kunt voor een heel jaar of delen van het jaar aanvragen, maar je moet altijd vóór de start van de periode indienen.

Algemene richtlijn:

• Wil je per 1 januari starten? Zorg dan dat je aanvraag ruim op tijd is ingediend.
• Start je later in het jaar? Sluit dan aan bij de eerstvolgende mogelijke periode en houd rekening met de minimale looptijd.

Plan je aanvraag daarom mee in je jaarplanning, net als je budget en productroadmap.

Stap 5: Zorg voor een basisadministratie

Naast de aanvraag zelf hoort bij de WBSO een administratie waarin je kunt laten zien:

• Welke medewerkers aan welke projecten werken
• Hoeveel uren zij per periode aan WBSO-projecten besteden
• Welke activiteiten ze hebben uitgevoerd

Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn. Veel bedrijven gebruiken:

• Een urenregistratietool (met aparte WBSO-projectcodes)
• Een projectmanagementtool waarin tickets aan WBSO-projecten gekoppeld zijn
  
• Korte notities of logboeken per sprint of release

Belangrijkste doel: achteraf kunnen uitleggen waar de uren aan zijn besteed en welke technische voortgang er is geboekt.

Stap 6: Dien de aanvraag in via het portaal

Als je projectomschrijving, ureninschatting en periode duidelijk zijn, kun je de aanvraag indienen via het digitale portaal van de overheid. Daar vul je:

• De gegevens van je onderneming in;
• Je projectinformatie;
  
• Je inschatting van uren en eventuele kosten.

Na indiening volgt de beoordeling. Bij vragen kan er om toelichting worden gevraagd. Met een heldere omschrijving en basisadministratie kun je die eenvoudig geven.

Stap 7: Blijf tijdens het jaar evalueren

Na toekenning ben je niet “klaar”. Tijdens het jaar is het verstandig om:

• Te checken of het project nog volgens plan verloopt;
• Te bekijken of je ureninschatting nog realistisch is;
• Tijdig een nieuwe aanvraag te doen als je project doorloopt.

Aan het eind van het jaar volgt een definitieve opgave van de daadwerkelijk gemaakte uren. Die moet aansluiten op je administratie.

Extra tips voor startups

Startups werken vaak anders dan gevestigde organisaties: flexibel, iteratief en met snelle pivots. Dat maakt de WBSO soms spannend, maar zeker niet onmogelijk.

Tip 1: Begin klein en concreet
Dien liever één helder afgebakend project in dan drie vage. Bijvoorbeeld: “ontwikkeling van de kernengine” of “ontwikkeling van het aanbevelingsalgoritme”, in plaats van “ontwikkeling van het hele platform”.

Tip 2: Koppel WBSO aan je sprintstructuur
Werk je met sprints? Koppel dan WBSO-projecten aan bestaande epics of thema’s. Dat maakt het makkelijker om uren te registreren en voortgang vast te leggen.

Tip 3: Documenteer beslissingen, niet alleen code
Leg niet alleen vast wat je hebt gebouwd, maar ook:

• Welke technische opties je hebt overwogen
• Welke problemen je tegenkwam;
• Waarom je bepaalde keuzes hebt gemaakt.

Dit laat zien dat er echt sprake is van ontwikkeling en onderzoek.

Tip 4: Wacht niet tot alles “af” is
Startups hebben de neiging om te wachten tot het product perfect is. Voor WBSO is juist de experimentele fase interessant. Zodra je structureel met ontwikkeling bezig bent, kun je al nadenken over een aanvraag.

Tip 5: Zie WBSO als onderdeel van je runway
Voor veel startups is elke euro in de runway belangrijk. Door WBSO in te bouwen in je financiële planning, verleng je de periode waarin je intensief kunt ontwikkelen.

De volgende stap: van idee naar WBSO-proof project

Een WBSO-aanvraag hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang je duidelijk maakt wat je technisch probeert op te lossen, hoeveel tijd dat kost en hoe je dat bijhoudt. Zeker voor startups en scale-ups kan de regeling een belangrijk onderdeel zijn van de financiering van hun ontwikkelteam.

Wil je sparren over hoe je jouw ontwikkel roadmap vertaalt naar één of meer WBSO-projecten? SubCode denkt graag mee over structuur, omschrijving en praktische inrichting van je administratie.